#4.4 Umgang mit Mails in Outlook

Emails dominieren nach wie vor den beruflichen Alltag der meisten Angestellten.

Nach einer Studie des McKinsey Global Institutes (2012) wenden kommunikationsrelevante Angestellte 28% ihrer Arbeitszeit allein für das Schreiben, Lesen und Beantworten von E-Mails auf. (Quelle: Frey, Bruno S., 2013 [Zugriff am 11.01.2018]). 

Und auch wenn in jüngster Zeit kritische Stimmen laut wurden (z. B. sei diese Kommunikationsform in kooperativen Teams ungeeignet) und trotz anderer Konkurrenzprogramme (z. B. das chatbasierte Microsoft TEAMS) wird es wohl noch mindestens ein Jahrzehnt dauern, bis Emails ihren Stellenwert verlieren. Bis dahin ist gesunder und verantwortungsvoller Umgang mit Emails einzuüben. Hier gibt es diverse Auswüchse, die – so meine These – auch den gefühlten Stress des Mitarbeiters erhöhen:

  • überfüllte Postfächer
  • maßlose Nutzung der cc-Funktion
  • Terminsuche bzw. Arbeit an Dokumenten mittels Mails
  • komplizierte Ordnungs- und Email-Ablage-Systeme (diese sind ähnlich einzuordnen wie Arbeitsweisen, wo Mails ausgedruckt und in Leitz abgeheftet wurden)

Das Ziel eines gesunden Umgangs mit Mails muss sein, dauerhaft einen leeren Posteingang zu haben (ist ein tolles Gefühl!) und ein schnelles Finden von Mails (spart Zeit, vermeidet aber komplizierte Email-Ablage-Systeme). Vorausgesetzt, es wird MS Outlook eingesetzt, dann sieht ein Workflow folgendermaßen aus (vgl. Linenberger, M. 2017. Total workday control using Microsoft Outlook, 5rd ed, San Ramon.).

Was sind die wesentlichen Elemente dieses Workflows?

  • Papierkorb – hier werden Mails verschoben, die definitiv nicht mehr gebraucht werden (z.B. Spam)
  • „Processed Mails“ (verarbeitete Mails) – Es wird ein neuer Ordner im Postfach eingerichtet (kann auch „Sammelbecken“ / „Archiv“ heißen) – hier werden alle Mails verschoben, die gelesen und entsprechend verarbeitet worden sind – Mails, die ggf. noch gebraucht werden können, werden nicht gelöscht, sondern wandern hierhin
  • Ruft eine Email eine Aktion nach sich, wird sie entweder gleich erledigt oder als Aufgabe in das Taskmanagement aufgenommen (siehe #4.5) – Danach wird auch diese Mail in den „Processed Mails“-Ordner verschoben

Mit diesem Workflow gelingt mir ein dauerhaft leerer Posteingang. In meinem „Processed Mails“-Ordner befinden sich ca. 18.000 Mails aus ca. den letzten vier Jahren.

Mittels der genialen Suchfunktion in Outlook lässt sich jede Mail binnen Sekunden wieder finden. Damit bleibt einem das Zuordnen in ein kompliziertes Email-Ablage-System erspart.

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